l meeting è uno strumento di comunicazione di grande efficacia; proprio per questo è necessario curare tutti i particolari che ne definiscono la qualità.

La scelta del tema, l’individuazione dei relatori ed il contatto con gli stessi, la definizione della mailing list rappresentano l’essenza stessa dell’incontro e

debbono essere definiti da chi decide di realizzare l’evento; per tutti gli altri aspetti organizzativi, la nostra guida può offrire un utile strumento per agevolare l’organizzazione dell’evento previsto.

Quando organizzare un incontro
Nell’organizzazione degli incontri è necessario stabilire la data in relazione ad una serie di fattori: va verificato che non sia concomitante con fiere o manifestazioni del settore, festività – anche locali – ponti festivi ed eventi sportivi di particolare rilevanza.

La durata del meeting
Il meeting può occupare una sola giornata, così come suddividersi in due o più giorni. In ogni caso, è necessario valutare l’opportunità di opzionare le stanze per il pernottamento degli ospiti che giungono da fuori (relatori e partecipanti) e di organizzare cene e/o intrattenimenti per i momenti di tempo libero

Dove organizzare l’incontro
La location è fondamentale e Relais Le Betulle è un luogo particolarmente adatto e suggestivo, vicinissimo all’autostrada e alla Città di Conegliano, ma immerso nel verde delle colline.
Relais Le Betulle è facilmente raggiungibile con mezzi propri e da settembre sarà collegata al centro di Conegliano da un servizio di linea.
Se si attendono ospiti in arrivo con mezzi pubblici può essere utile prevedere un servizio navetta o taxi.

Gli inviti
La realizzazione degli inviti e la loro gestione rappresentano uno degli aspetti determinanti per il successo dell’iniziativa: la grafica, la quantità e qualità delle informazioni contenute, le modalità di spedizione e di risposta, il recall telefonico sono tutti dettagli da prendere in considerazione.
Una volta realizzato il layout dell’invito (cartaceo e/o elettronico) e stabilita la lista degli invitati, gli strumenti per l’invio possono essere molteplici e vanno scelti in relazione al tipo di evento, al target previsto, al tempo disponibile, ecc.:
- mailing postale: invio a mezzo posta. Va spedito almeno 25 giorni prima della data dell’evento
- e–mailing: invio a mezzo e-mail. Consente di accorciare i tempi; in ogni caso va effettuato non meno di 15 giorni prima del meeting
- fax: anche in questo caso i tempi si riducono a 15 giorni
- locandine e manifesti: da utilizzare solo nel caso di manifestazioni ed eventi rivolti alla cittadinanza; vanno affissi non prima di 15 giorni prima della data dell’evento. In tal caso bisogna verificare la necessità di prenotare gli spazi e di pagare eventuali tasse di affissione

Per tutti questi aspetti, Relais Le Betulle Vi propone Le Betulle Express, un servizio particolarmente veloce ed economico per l’impostazione e gestione degli inviti, delle conferme di partecipazione e del recall telefonico, effettuato direttamente dalla nostra struttura in costante coordinamento con la Vostra segreteria.

Le Betulle Express prevede questi servizi:
- Impostazione grafica e layout dell’invito
- Stampa, spedizione, postalizzazione inviti
- Predisposizione ed invio e-mail
- Predisposizione ed invio fax
- Gestione conferme (web, fax, telefono)
- Sollecito e recall telefonico

La conferenza stampa
Nei giorni precedenti l’evento può essere utile organizzare un incontro con la stampa e i media (locale o nazionale a seconda dell’importanza dell’evento stesso).
Se si devono invitare i giornalisti di quotidiani l’ora migliore è la tarda mattinata o il primo pomeriggio.
A seconda delle esigenze, può essere opportuno organizzare l’incontro facendolo precedere o seguire da una colazione di lavoro.